Trong bài viết này blogchiasekienthuc.com sẽ giúp bạn căn chỉnh, soạn thảo văn bản để đáp ứng với các nhu cầu đề ra và văn bản của bạn sẽ trở nên đẹp và dễ nhìn hơn, phục vụ cho việc in ấn dễ dàng.
Đối với các bộ Office mới như Word 2007/ 2010/ 2013 hoặc các phiên bản mới hơn thì giao diện đã đổi mới hoàn toàn, nó cung cấp một kho chỉnh sửa phong phú.
Trên thực tế thì thanh Ribbon có rất nhiều công dụng và chức năng nhưng bạn không cần thiết phải nhớ hết chúng.
Bởi trên các văn bản soạn thảo thông thường bạn không cần thiết phải sử dụng tất cả công cụ này mà thay vào đó các bạn cần nhớ công dụng của chúng như sau:
- Home: Giúp bạn tùy chỉnh Fonts chữ, cỡ chữ, căn lề
- Insert: Chèn bảng biểu, hình ảnh và đồ thị.
- Page Layot: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
- Resfrences: Chèn mục lục, tiêu đề bảng biểu, đồ thị.
- Maillings: Hỗ trợ trộn tài liệu.
- Review: Chỉnh sửa cũng như comments trên tài liệu.
- View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.
I. Hướng dẫn soạn thảo văn bản theo quy chuẩn
+ Bước 1: Đầu tiên bạn cần phải có một bộ gõ Tiếng Việt (Sử dụng Unikey là lựa chọn số 1). Thông thường chúng ta sẽ sử dụng bảng mã và kiểu gõ bởi nó rất phổ biến và ít xảy ra lỗi Fonts.
Note: Nếu máy tính bạn thiếu Font chữ thì bạn có thể tải bộ Font chữ đầy đủ cho máy tính tính nhé.
+ Bước 2: Bạn mở Microsoft Word ra và chỉnh lại đơn vị tính, thông thường văn bản sẽ mặc định đơn vị đo là giờ chúng ta sẽ chuyển nó về đơn vị
Cách làm như sau:
Mình thực hiện trên Word 2007 thì như thế này nhé, còn các phiên bản khác cũng tương tự.
Trên phiên bản Word 2010, 2013, 2016 hoặc các bản mới hơn bạn nhấn vào => chọn nhé.
Thực hiện: Nhấn vào biểu tượng => chọn
Tiếp theo chọn => kéo xuống mục và chọn đơn vị là => nhấn để lưu lại.
+ Bước 3: Chỉnh lại khổ giấy !
*** Hướng dẫn thực hiện trên Word 2007
Bây giờ chúng ta sẽ căn lề cho văn bản, các bạn vào => chọn
Tiếp theo chúng ta sẽ sử dụng “tiêu chuẩn vàng” đó là 2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự trên – dưới – trái – phải. Ngoài ra bạn có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình.
- Portrait: Trình bày theo chiều dọc của giấy.
- Landscpe: Trình bày theo chiều ngang của giấy.
Tiếp theo, cũng tại hộ thoại trên bạn chuyển qua tab để lựa chọn khổ giấy, có rất nhiều kiể lựa chọn như A4, Latter, Ladger… trong phần Paper size. Với đa số các máy in sử dụng tại châu á thì chúng ta sử dụng cỡ cho cỡ thông thường.
*** Hướng dẫn trên Word 2013, 2016, 2019…..
Thực ra thì cũng tương tự thôi, bạn vào menu => chọn => chọn khổ giấy là => và vào để mở hộp thoại và thiết lập tương tự như bên trên.
+ Bước 4: Lựa chọn Fonts chữ và cỡ chữ: Kiểu chữ chuẩn là Times new Roman và cỡ chữ các bạn để hoặc .
+ Bước 5: Sau đó bạn tiến hành soạn thảo văn bản, sau khi soạn thảo văn bản xong bạn nhấn để giãn cách dòng cho toàn bộ văn bản.
Thực hiện:
Nhấn để bôi đen toàn bộ văn bản => chọn biểu tượng giãn cách dòng như trong hình và chọn
Sau đó chọn giãn cách dòng là nhé.
+ Bước 6: Các bạn đừng quên căn đều 2 bên nha.
Bạn bôi đen văn bản rồi chọn tính năng căn đều 2 bên lề là xong. Rất đơn giản vậy thôi 🙂
+ Bước 7: Cuối cùng bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu lại. Hoặc vào => chọn hoặc để lưu lại.
II. Một số kinh nghiệm để soạn thảo văn bản chuyên nghiệp hơn
Để soạn thảo được một văn bản chuẩn, nội dung hấp dẫn và chuyên nghiệp thì bạn hãy tham khảo qua một số nguyên tắc khi trình bày như sau:
1/ Chọn phông chữ phù hợp với từng ngữ cảnh: Trước khi bắt đầu đọc một văn bản thì người ta sẽ liếc qua một chút về hình thức trước. Font chữ mà bạn để cẩu thả, chỗ to, chỗ nhỏ thì sẽ bị mất ấn tượng ngay từ cái nhiều đầu tiên rồi. Chưa cần biết nội dung bên trong ra sao !
2/ Tập trung vào trọng tâm và hãy đơn giản thôi: Vâng, văn bản không cần quá màu mè và hoành tráng. Chỉ cần gọn gàng, sạch sẽ và đơn giản nhất có thể.
3/ Nhớ căn lề cho đúng chuẩn: Như bên trên mình đã có hướng dẫn đó, tỷ lệ vàng là 2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự trên – dưới – trái – phải nha các bạn. VÀ lề căn lề trái luôn là mặc định.
4/ Chú ý thật kỹ đến phần mở đầu và kết luận: Thông thường người ta sẽ đọc rất kỹ phần mở đầu, và phần kết thúc, còn phần nội dung ở giữa thì chỉ đọc lấy các thông tin chính thôi. Chính vì thế, bạn hãy viết thật cẩn thận 2 phần quan trọng này nhé.
5/ Giãn dòng hợp lý: Việc giãn dòng hợp lý sẽ giúp văn bản của bạn trông thoáng hơn. Nhìn đỡ nhức mắt hơn…
6/ Hãy chia nhỏ từng đoạn văn bản: Như mình viết blog vậy, bạn không nên viết liền tù tì một khổ thật dài như điếu văn, nhìn đã chả muốn đọc rồi. Người dùng có thói quen đọc lướt nên bạn hãy chia ra làm nhiều đoạn nhỏ nhé.
7/ Chú ý đặt tiêu đề cho mỗi phần: Phần này cũng khá quan trọng, nó dẫn dắt người đọc và giúp cho người đọc có cái nhìn tổng thể hơn.
8/ Chú ý đến lỗi chính tả: Một văn bản chuyên nghiệp thì tuyệt đối không để sai lỗi chính tả nha các bạn. Chính vì thế hãy rà soát thật kỹ trước khi quyết định in ấn hoặc gửi đi nhé.
III. Lời kết
OK. Trên đây là những bước cơ bản nhất cần phải làm để bạn có thể soạn thảo được một văn bản theo đúng chuẩn văn bản hành chính. Bài viết sau mình sẽ hướng dẫn chi tiết cách trình bày một văn bản chứa các bảng biểu sao cho đẹp mắt, đúng chuẩn nhất.
Hi vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc các bạn thành công !!!
